Améliorer l’efficacité de vos réunions

startup-594091_640Je déteste les longues réunions ennuyeuses, et improductives autant que vous. De nombreuses réunions d’affaires dérapent souvent pour prolonger les discussions. Par contre les réunions efficaces ne sont jamais le fruit du hasard. Elles doivent être activement planifiées et gérées.

Avant la réunion, vous devez :

  • Fixer des objectifs.
    Que ce soit une réunion unique, hebdomadaire, mensuelle ou partie d’une série portant sur un projet en cours, vous devez décider de ce que voulez parler.
  • Préparer votre ordre du jour.
    Si vous êtes l’organisateur, pas de problèmes, vous pouvez demander aux participants clés si il ont des points de sorte que vous pouvez planifier le contenu de la réunion. Si par contre vous ne l’êtes pas et qu’aucun ordre du jour n’est préparé, proposez le vôtre.
  • Envoyer votre ordre du jour.
    Vous devez être précis avec vos interlocuteurs pour qu’ils aient le temps de s’organiser. Il faut donner des instructions spécifiques concernant les actions que les participants doivent prendre avant d’arriver au rendez vous. Ne pas oublier de donner le timing pour chaque point.
  • Transmettre les documents préparatoires.
    C’est la clé d’une réunion efficace. Vous devez préparer votre sujet et transmettre 2 ou 3 jours avant les informations sur ce que vous allez dire pour que vos interlocuteurs puissent se préparer.

Pendant la réunion, vous devez :

  • Débuter à l’heure.
    Même si vous n’êtes pas l’organisateur, proposez à ce dernier de démarrer à l’heure. Sinon commencez à l’heure ce qui permettra aux retardataires d’entre en retard une fois ou deux mais à l’heure ensuite puisqu’ils savent que les réunions commencent à l’heure. Si vous êtes en retard, pliez vous à la même règle.
  • Débuter par l’ordre du jour.
    Cela permet à chacun de se le rappeler.
  • Identifier les sujets qui méritent d’être approfondies dans une autre réunion.
    Quand vous voyez que le sujet risque de déborder, proposer à votre interlocuteur que l’on revoit le point lors d’un prochaine réunionou pour planifier une séance en plus petit groupe pour explorer la question.
  • Faciliter la concision.
    Pour que les sujets puissent être traiter, il faut privilégier la concision plutôt que les grandes histoires. Donc, vous devez vous habituer et habituer vos interlocuteurs à aller à l’essentiel. Pour cela, il faut en préparant votre réunion, transmettre les principaux éléments du sujet à vos interlocuteurs, puis aller à l’essentiel pour faciliter l’échange durant la réunion.
  • Enregistrer la réunion.
    Enregistrer la réunion vous permet de prendre des notes tout en profitant pleinement de la discussion.
  • Distribuer les rôles.
    Vous devez terminer la réunion en rappelant pour chaque sujet les engagements de chacun.

Après la réunion, vous devez :

  • Rédiger un/votre compte rendu.
    Ce dernier est souvent rédigé par l’organisateur de la réunion. Même si vous n’êtes pas l’organisateur, proposez à ce dernier de démarrer à l’heure. Sinon commencez à l’heure ce qui permettra aux retardataires d’entre en retard une fois ou deux mais à l’heure ensuite puisqu’ils savent que les réunions commencent à l’heure. Si vous êtes en retard, pliez vous à la même règle.
  • Valider que les engagements sont tenus.
    Il faut montrer les exemples et faire ce qu’on a promis de faire et valider que vos interlocuteurs font de même.

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